Standard Workflows

Best Practice Prozesse for the
keytech workflow engine

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Standard Workflows
The Easy Way to Get Started with BPMN in keytech PLM & DMS

In the context of increasingly complex corporate processes and the development of ever more sophisticated products, the management of corporate processes today must go beyond purely technical document approval in the PLM system.

Often, several employees from different teams have to be involved in the document review process. A wide variety of work situations and locations and finally a multitude of end devices and work methods must also be taken into account.

A clean process definition as well as the central control of the processes by a workflow engine offer enormous added value here.

The clarity and transparency in the process gained through the keytech workflow engine bring relief from the tedious organization of routine activities.

With the goal of making the benefits of the keytech workflow engine as simple and straightforward as possible for all our customers, we have developed the Standard Workflows. Standard orkflows are an easy way to get started with BPMN in keytech PLM & DMS and solve typical organizational issues in a straightforward way.

Your Benefits at a Glance

Ready for Action
at the Push of a

Standard workflows are characterized above all by the fact that they are particularly easy to implement in your existing keytech solution.

They can be activated at the push of a button in the workflow admin. After that, only a few steps are required to use the new workflow in your solution.


Supplementation
of your Existing Solution

Through the standard workflows, your existing configurations and customizations in keytech are merely supplemented and thus remain completely intact.

So you can continue to rely on the existing processes and customizations of your keytech solution and combine them with the standard workflows to solve new tasks in a simple and straightforward way.

Workflow Folders
as Process Frame

The keytech elements relevant for the workflow are combined in a superordinate workflow folder.

It is the frame for all important elements.

This way, your existing keytech structures can be seamlessly integrated into the new standard workflows.

Request the Necessary Information
Now to Start Right Away!

We have put together an information package for existing customers who want to test the standard workflows in their own keytech environment, in which we explain all the requirements, the necessary configuration steps and the two standard workflows in detail. Simply request the corresponding whitepaper!

Standard Workflows
 Best Practice BPMN Processes

Our Standard Workflows are Best Practice BPMN Processes
that You Can Easily Activate in Your Existing keytech Environment.

The Following BPMN Process Templates are Currently Available:

Perusal

There are more and more regulations and documents that various employees in the company are required to have verifiably taken note of. It must therefore be documented that and when the corresponding users have read the document. With the standard workflow "Perusal", you can compile the relevant documents in a workflow folder and easily define the recipient group of the acknowledgement.

By starting the standard workflow "Perusal", the defined colleagues receive a task to read the document and confirm that this has been done. The notes in the workflow folder then record who completed this task and when, giving the initiator of the perusal an overview and ensuring that the entire process is neatly documented in the system.

Release

In addition to the purely technical release of documents, a higher-level organizational document release is playing an increasingly important role, in which contact persons from different departments must be involved. In order to enable this release in a simple way, especially for employees who do not work with the keytech client, we have developed the standard workflow “Release”.

With the standard workflow “Release”, the documents relevant for the release can be compiled in a workflow folder and the release workflow can be started. The BPMN process then allows parallel release by several reviewers, who have the option in a workflow task to release the process or to store a comment for the initiator of the release. Following the organizational release, your technical release can take place as usual.

We are Happy to Support You
in Testing the Standard Workflows

Would you like to test the standard workflows in your own keytech environment? Of course, we will be happy to support you personally in this endeavor. You can use our standard workflow contact form to get in touch directly with the relevant team in our support department to discuss the requirements and the necessary configuration steps.

NETWORK

REFERENCES

Ihre Vorteile auf einem Blick

Auf Knopfdruck
einsatzbereit

Standard-Workflows zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie sich besonders leicht in Ihre bestehende keytech-Lösung implementieren lassen.

Sie können per Knopfdruck im workflow admin aktiviert werden. Danach sind nur wenige Handgriffe nötig, um den neuen Workflow in Ihrer Lösung zu nutzen.


Ergänzung Ihrer
bestehenden Lösung

Durch die Standard-Workflows werden Ihre bestehenden Konfigurationen und Anpassungen in keytech lediglich ergänzt und bleiben so vollständig erhalten.

Sie können sich also weiterhin auf die bestehenden Prozesse und Anpassungen Ihrer keytech-Lösung verlassen und diese mit den Standard-Workflows kombinieren, um neue Aufgabenstellungen einfach und unkompliziert zu lösen.

Workflow Mappen als
Prozess-Klammer

Die für den Workflow relevanten keytech Elemente werden in einer übergeordneten Workflow-Mappe zusammengefasst.

Sie bildet die Klammer für alle wichtigen Elemente.

So können Ihre bestehenden keytech Strukturen nahtlos in die neuen Standard Workflows eingebunden werden.

Standard Workflows
 Best Practice BPMN Prozesse

Unsere Standard Workflows sind Best Practice BPMN Prozesse, die Sie einfach in Ihrer bestehenden
keytech Umgebung aktivieren können.

Folgende BPMN Prozessvorlagen sind aktuell verfügbar:

Kenntnisnahme

Es gibt immer mehr Vorschriften und Dokumente, die verschiedene Mitarbeiter im Unternehmen nachweislich zur Kenntnis genommen haben müssen. Es muss also dokumentiert werden, dass und wann die entsprechenden Anwender das Dokument gelesen haben. Mit dem Standard Workflow Kenntnisnahme können Sie die entsprechenden Dokumente in einer Workflow-Mappe zusammenstellen und den Empfängerkreis der Kenntnisnahme einfach definieren.

Durch das Starten des Standard-Workflows Kenntnisnahme erhalten die festgelegten Kollegen eine Aufgabe, das Dokument zu lesen und zu bestätigen, dass dies auch erfolgt ist. In den Notizen der Workflow-Mappe wird dann festgehalten, wer diese Aufgabe wann erledigt hat, wodurch der Initiator der Kenntnisnahme den Überblick behält und der gesamte Vorgang im System sauber dokumentiert ist.

Freigabe

Neben der reinen technischen Freigabe von Dokumenten spielt immer häufiger auch eine übergeordnete organisatorische Dokumentenfreigabe eine Rolle, bei der Ansprechpartner aus verschiedenen Abteilungen eingebunden werden müssen. Um diese Freigabe auf einfache Art und Weise vor allem auch für Mitarbeiter zu ermöglichen, die nicht mit dem keytech client arbeiten, haben wir den Standard Workflow Freigabe entwickelt.

Mit dem Standard Workflow Freigabe können die für die Freigabe relevanten Dokumente in einer Workflow-Mappe zusammengestellt und der Freigabe Workflow gestartet werden. In dem BPMN Prozess ist dann die parallele Freigabe durch mehrere Prüfer vorgesehen, die in einer Workflow-Aufgabe die Möglichkeit haben, den Vorgang freizugeben oder einen Kommentar für den Initiator der Freigabe zu hinterlegen. Im Anschluss an die organisatorische Freigabe kann Ihre technische Freigabe wie gewohnt erfolgen.

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